тел.: (096) 244 88 00, (044) 502 21 72,  e-mail: os@os.ua

 

 

 

 

 .

 

Статьи

Площадка для мероприятия на свежем воздухе (опен эйр / оpen air).

 Критерии выбора: на что стоит обращать внимание.

 

Для начала, нужно четко понимать многогранность видов и целей отдыха на свежем воздухе больших групп людей, не говоря уже о концепциях ивента (ивент – развлекательное или рекламное представление, осуществляемое на театральной сцене, кино- или телеэкране, на спортивной или цирковой арене с использованием разного рода сюжетных ходов, изобразительных приёмов, световой техники, компьютерной графики и т. п. Понятие ивента включает в себя событие, мероприятие, церемонию и шоу. (Википедия)), назовем просто мероприятие. А отсюда мы сможем ответить на вопрос, каким же может быть или должно быть место (площадка) планируемого мероприятия.

Попробую в двух словах сначала об этом рассказать, а после плавно перейду к заявленной теме.

Как известно, каждому ивентору (ивентор - это специалист по планированию, организации и проведению ивент-проектов, является экспертом в творческих, технических и организационных вопросах ивент-бизнеса (Википедия)), мероприятия имеют разные цели и по событийности тоже бывают очень разными. Это Дни рождения компаний (компаний), Дни рождения отдельных людей и Дни рождения новой семьи (свадьбы), также корпоративные «дни семьи», развлечения в рамках конференций, тимбилдинговые мероприятия (командообразование) и т.п. Указанные мероприятия по традиции или по необходимости могут проходить как в помещениях, так в помещениях, в сочетании с открытыми площадками или исключительно на открытых площадках (опен-эйр / оpen air).

Каждое из обозначенных мероприятий имеет свой сценарий, а отсюда и предусмотренные ивенторами различные локации (зоны событий), которые должны находиться в едином информационном поле, если сценарной или технической необходимостью не предусмотрено иного (к примеру: постоянно работающее звуковое сопровождение вблизи конференции, озвучка нескольких площадок одновременно и т.п.), что требует развести площадки поодаль одна от другой.

Тимбилдинговые мероприятия, в зависимости от сценария (как правило тематические), зачастую требуют наличие водоёма, леса, горы, веревочного городка среди деревьев и многого другого. Это необходимо для создания сценария-истории, в котором элемент соревнования одних групп людей против других становится необходимым, а веревочный городок, к примеру, создать в чистом, пусть и живописном поле невозможно, так же, как соревнования на байдарках без водоема лесной игры без леса.

Корпоративный «День семьи» предусматривает наличие детей и вторых половинок сотрудников компании, а это означает необходимость улучшенного сервиса для гостей от туалетов, укрытия от прямых солнечных лучей, усиленной безопасности до улучшенного меню, а с ним и специального приготовления пищи для гостей.

Дни рождения высокопоставленных людей (иные не будут приглашать ивент компанию для организации собственного дня рождения) требуют событий, которые могут удивить гостей, а следовательно и поднять статус именинника в глазах друзей. А это требует проведение мероприятий в вечернее время, чтобы естественным образом можно было скрыть сюрпризы именинника гостям и сюрпризы гостей имениннику. Вечернее же время, в отличие от солнечного дневного времени (время проведения подавляющего большинства корпоративных пикниковых мероприятий) предусматривает наличие всевозможных незваных гостей в виде насекомых – от мошкары, москитов (комаров) до различных жуков и ночных бабочек, летящих на свет софитов из ближайшей округи. А количество и разновидности этой насекомой «братии» зависит от выбранного места. Так, к примеру, наличие поблизости от мероприятия водоема с осокой обеспечит вам большое количество комаров. Разумеется, что количество насекомых можно регулировать имеющимся на площадке или установленного дополнительно ивент компанией специализированного оборудования, отпугивающим или уничтожающим насекомых на подлете к вашему мероприятию. Кстати эти риски присутствуют и на свадебных мероприятиях опен-эйр, как правило, вечерних (до глубокой ночи).

Конференции требуют кроме хорошего ресторана и отличного конференц-зала наличие ночного пристанища для гостей конференции, т.е. ночлега, т.е. приличных гостиничных номеров или домиков уровня приличных гостиничных номеров.

Подбирая площадку, нужно помнить, что успешное мероприятие основывается на «трех китах»: качество и количество еды, качество и количество развлечений, и, конечно, качество площадки (подбираемой в зависимости от целей мероприятия). Вы можете не верить, но наличие водоёма прибавляет, как минимум 50% успеха мероприятию в дневное время. Ведь водоем - это и живописный вид, и приятная прохлада, и свежесть от источника воды, и возможность в жаркий день окунуться отдельным лицам или всей компании целиком в рамках одной из самых популярных локаций, прописанной в сценарии. Не прописывать в сценарии эту локацию нет смысла, как бессмысленно ивентору не записать самую успешную локацию на собственный счет. Для уважающего себя ивентора «даже хаос должен быть управляемым», а запретить людям окунуться в жаркий день на пикнике может только полк полиции. Но при всем при этом благоденствии наличие водоема в ночное время убавляет это же количество успеха, если не запастись специальным оборудованием от насекомых или не развести несколько больших костров в зоне большого скопления гостей и людям красиво, и насекомых не видать.

Выбирая площадку, необходимо проверить функциональность и количество имеющихся на площадке кабинок туалетов на предмет возможности их использования, согласно с требованиями и стандартами компании-заказчика. Как правило, есть необходимость привести туалеты в «божеский» вид, а если такой возможности нет, нужно отказаться либо от места или от использования туалетов вовсе взамен привозных биотуалетов. Кстати, биотуалеты бывают разного стандарта и уровня, от невыносимых для брезгливых людей, маленьких и неудобных, как на уличных праздниках за муниципальные деньги, до VIP класса и даже до туалетных комплексов подобно таким, которые устанавливались на улицах городов на Евро-2012. Касательно количества туалетов, необходимо помнить, что для комфортного самочувствия гостей их должно быть не менее двух кабинок на 100 человек (в среднем один на 50 человек «М» и 50 человек «Ж»), иногда допускается и одна кабинка на 100 человек.

Подбирая площадку, также необходимо позаботиться о размещении артистов разного ранга, административного (распорядители различных зон мероприятия), кейтерингового (официанты, повара, помощники поваров и грузчики кейтеринга), технического (свет, звук, сцена и т.п.) и вспомогательного (хостессы, игротехники) персонала мероприятия поодаль от основного местонахождения и перемещения гостей. Это важно! Ведь в случае нарушения этого правила, ответственный персонал будет находиться в постоянном напряжении, а безответственный персонал обязательно испортит мнение об ивент компании в лице людей, принимающих решение о выборе ивент компании.

Всем известны проблемы с перебоями электричества на дачах! Площадки корпоративных пикников размещаются в пригородной зоне, как и дачи. По этой причине нельзя не сказать об электроэнергии!!!!!!!!!!!!!!!! Без электричества праздник более 50 человек невозможен!!!!! (ни у одного ведущего на планете «Земля» не хватит голосовых связок «вытянуть» (начать, заинтриговать, задать отличный ритм и поставить красивую точку в финале) мероприятие без микрофона), поэтому необходимо предусмотреть постоянное, бесперебойное обеспечение электропитанием всего оборудования по средствам резервных генераторов. Разумеется, если у вас нет бюджета на это оборудование, выбирайте площадку, на которой 100% времени имеется электропитание или имеются собственные генераторы электроэнергии (это большая редкость) иначе даже 1% отсутствия электроэнергии на площадке придется именно на ваше мероприятие. Нужно ли рисковать?!

Разумеется, нельзя забывать о рисках мероприятий на открытых площадках! Когда планируется бюджет для организации площадки для мероприятия, нужно предусматривать «пути отхода» в случае плохих погодных условий – это накрытия для гостей и для персонала (шатры, навесы, палатки, накрытие сцены и накрытие людей J (плащи)). Кстати, для успешного мероприятия, накрытие от палящего солнца не менее важно, чем накрытия от дождя. Следовательно, подбор площадки не должен исключать возможности установки накрытий из-за неровного ландшафта, кучного скопления деревьев (невозможность растянуть шатры) и т.п., что может быть помехой для установки вспомогательных конструкций.

Однажды наше ивент агентство Театр праздников «ОС» в поисках неизвестных или уникальных мест исколесило все окрестности Киева. Возможных площадок без инфраструктуры мы нашли достаточно, но одна (рыбное хозяйство) запомнилась из-за живописности природы. На первый взгляд место оказалось таким себе, требующим немалых вложений в самую необходимую инфраструктуру (зона для зрителей, пляж, грунтовая дорога на подъезде, трава, туалеты, оформление площадки). Это были докризисные времена, и мы решили вложить определенную сумму личных средств в благоустройство этой неизвестной никому площадки. Мы построили деревянную сцену, вокруг сцены соорудили на вкопанных в землю бревенчатых основах лавки на 200-300 человек, оформили сухой осокой ужасные стены находящихся на территории ночлежных домиков, установили крыши из осоки над импровизированными беседками, построили новые туалеты, разравняли грунтовую дорогу для подъезда автобусов с гостями, благо все было сделано местными силами за наши деньги. Но в результате практика использования этой площадки показала, что все наши вложения оправдали себя с лихвой, ведь мы смогли на этой площадке провести более ста эконом (без установки сцены и без привоза биотуалетов туалетов) мероприятий.

Исходя из этого и другого подобного многолетнего опыта площадки для проведения корпоративных мероприятий (опен-эйр / оpen air) можно условно квалифицировать на площадки:

·        «Чистополе» – самый дешевый вариант, требующий всё, что захотите и на что хватит денег вашего клиента кроме живописной природы, которую, как известно, ни за какие деньги не купишь, поэтому она хоть и бесценна, зато бесплатна. Разумеется, «всё» должно организовать ивент агентство за средства клиента. Если у агентства небольшие комиссионные и присутствует полное доверие ивентору со стороны клиента в вопросе того, что ивентор из конкретного, на первый взгляд неприглядного места сделает прекрасный городок для отдыха сотрудников. А также «разрулит» вопрос использования общественного места, тогда такие площадки, исключающие аренду территории со всеми прилагающимися дополнительными сервисами и дополнительными условиями, себя оправдывают своей экономичностью и свободой действий. Правда, такие места имеют ряд недостатков: полное отсутствие инфраструктуры (все нужно организовать), а также использование мест общего пользования со всеми вытекающими последствиями. Какие последствия? Возможно, придется «отмахиваться» (усилить охрану территории) от надоедливых отдыхающих, которые захотят полежать на полотенце недалеко от сцены. А также возможны жалобы докучливых «аборигенов» в инстанции и т.п. Но это все не сложно разруливается за небольшие вознаграждения местным правоохранительным органам, егерям, лесникам, лешим и прочей «водяной, лесной, полевой нечисти» J (в случае их любопытствующего визита). К тому же хорошо, что мероприятия, как правило, однодневные, а службы инертные, а службам не трудно доказать, что наши гости тоже являются отдыхающими мест общего пользования и имеют право защитить своё имущество от неизвестных лиц. Хочется добавить на заметку ивенторами, что завладение местами общего пользования посредствам нахрапистого подхода привычно для нашего общества, но не воспринимается компаниями с иностранным капиталом (особенно уважающими себя известными брендами), поэтому такие места без официальных разрешений местных властей не будут рассматриваться априори такими клиентами.

·        «Совдеповские» базы отдыха, и пионерлагеря, санатории и пансионаты.. Это площадки, которые со времен СССР не коснулась цивилизация, но при этом имеются (в зависимости от площадки) большая территория (есть где «разгуляться») достаточная инфраструктура (живописная территория со старыми красивыми насаждениями, огороженная территория, электроэнергия, туалеты, дорожки, нормальная кухня для размещения кейтеринга, любое количество не дорогих помещений для размещения персонала, зачастую зеленые театры со сценой), чтобы организовать отличное мероприятие опен-эйр. Недостатком является конкретная уставная деятельность со всеми вытекающими последствиями (ее почти нельзя обойти из-за государственных планов и отчетов). Но если ваше мероприятие не попадает в график местных мероприятий (заезды, выезды и т.п.) почти всегда можно обо всем договориться за небольшие арендные деньги. Хотя, пусть легко договориться о приемлемой сумме «цена-качество», но зачастую трудно договариваться с устаревшим морально и возрастом, «припыленным», закостенелым, забюрократизированным, неповоротливым местным персоналом, который живет своей славой прошлых еще советских времен. Конечно, некоторые научились меняться (бегать за клиентом и теми, кто приводит клиентов (ивент агентствами)) но пока таких хоть и отдающих нафталином, но все-таки перемен маловато на подобных площадках. Если говорить о санаториях и пансионатах, то они хороши для организации эконом-конференций. Если нужно разместить большое количество людей в посредственных условиях и это допустимые жертвы то это отличный выход за небольшие деньги. Как правило имеются и большие залы столовых и живописная территория с водоемами и пляжами, и даже конференц-залы в кинотеатрах, но с персоналом та же проблема.

·        «Совдеповские» рыбхозы. Как правило, здесь руководят одноособно, а персонала всего несколько технических работников, поэтому и взаимодействовать и договариваться с таким начальством легко. Правда необходимо смириться с минимальной инфраструктурой и не коснувшейся этих мест цивилизации с советских времен. Зато живописность местности и масштабность просторов, неотъемлемость водоемов компенсирует многое. Хотя не в каждом рыбхозе имеются достаточно большие площадки для размещения отдыхающей компании, (сцены, игрополя-дискополя, локаций, служб и т.п.), к тому же иногда возникают проблемы с рыбаками заранее забронировавших свои «коронные» места, правда с ними конфликты разруливает начальник рыбхоза.

·        Запущенные стадионы. Здесь все схоже с рыбхозами, только нет водоемов, и всегда гарантировано есть большая поляна для размещения локаций отдыха и сцены со службами. Если профессиональные стадионы никогда не допустят на газоны большие группы людей, особенно для дискотеки, то здесь легко идут на все уступки за скромное вознаграждение. Инфраструктура имеет заборы, электроэнергию в необходимом количестве, правда приходится нести дополнительные расходы по электрификации энергопотребляемых локаций на большие расстояния, но это не проблема, ведь всегда приходится тащить кабеля к сцене и кейтерингу, ну будет еще пару дополнительных точек подключения. Недостаток этих площадок, как я уже упоминал в отсутствии водоема и отсутствии тени, на которую приходится тратиться за счет шатров, навесов или других конструкций.

·        Архитектурные заповедники, музеи под открытым небом, ботанические сады, парки, гидропарки, ВДНХ и т.п. Всегда есть из чего выбрать! Живописно, уникально, ландшафтно, архитектурно! Никакой частник не сможет вложить столько денег, чтобы заполучить себе целый ботанический сад, парк подобный «Софиевке», ВДНХ или архитектурный заповедник подобный «Пирогово»! Однако проблема мест общего пользования остается, правда в отличие от бесхозных мест здесь есть хозяева, которые имеют возможность урегулировать этот вопрос с народонаселением. Это касается государственных огороженных территорий! А если говорить о городских парках, то здесь немного сложнее, ведь вроде и есть хозяева, но управление, а с ним и принятие решений децентрализовано. Огороженные территории хороши но, как правило, если напрямую, то дороговато, ведь закрывать нужно большую общественную территорию, а если есть «концы» в вышестоящих организациях, тогда можно отделаться не большой «мздой» и сравнительно не дорогим официальным платежом. Но решение проблем с народонаселением, пусть и с имеющимися разрешениями, все равно остается на ивенторах. У огороженных заповедных и ботанических территорий на фоне множества вариаций прекрасных площадок присутствует ряд серьёзных ограничений касающихся времени завершения мероприятий, а также противопожарных и санитарных требований ограничивающих различные локации и спецэффекты, к тому же руководство склонно к перестраховке, а это затрудняет переговорный процесс. Мой совет: здесь, как и в решении других вопросов с государственными чиновниками, хорошо работают прецеденты в других подобных структурах. Найдите прецеденты, и вам будет легче договориться и о рамках мероприятия и о стоимости (если вам и эта информация известна).

·        Современные частные: загородные гостиничные-ресторанные комплексы, зоны отдыха, рыбные хозяйства, загородные конференц-городки. Как правило, каждый из таких комплексов, если не включает, так стремится к наличию у себя всего перечисленного в заглавии. Все бы не плохо, только вместе с указанными опциями и собственными локациями, зачастую вопреки позиционированию, руководство этих комплексов желают, чтобы их административный персонал, кроме концентрации на качественном предоставлении заявленных услуг за немалые деньги выполнял функции ивенторов, не глядя на качество и отсутствие профессионализма. Разумеется, для ивенторов это не просто смешно воспринимается, но и выглядит дико, ведь ивенторы годами приспосабливают свои мозги (способ мышления), чтобы удивлять, одномоментно организовывать и управлять многоуровневыми сложными событиями согласно со своим интеллектуальным продуктом – проектной документацией ивента (сценарием). Вот формируется в неокрепших умах администраторов мелкая ревность к успешной работе ивенторов, рождается конфликт интересов, питаемый требованием руководства заработать на большем объеме функций, и подпитываемый нереализованными творческими амбициями девочек на побегушках. Конечно это временные амбиции, которые со временем осознания истины «каждому своё» срежут сами владельцы этих комплексов. Но только к этому времени будет веять холодом от поставщиков клиентов – ивенторов. Еще одна проблема этих комплексов – отсутствия четкого позиционирования на конкретную целевую аудиторию, что рождает излишнюю мельтешню и неисполненные обещания. Ведь если они позиционируются на корпоративного, а не на семейного клиента, тогда зачем, к примеру, разбивать отличную площадку для установки сцены, сооружая здесь баскетбольную площадку. Ведь тем самым исключается место общего сбора гостей и место концентрации внимания всех на одном и главном. Даже конференц-сервис предполагает массовый отдых гостей конференции на больших площадках. Разумеется, убийство таких территорий в хороших комплексах отваживает корпоративных заказчиков и указывает ивенторам на не четком позиционировании конкретной площадки. Как бы там ни было, ряд таких комплексов, прислушиваясь к ивенторам, уже научилось соединять разное позиционирование с акцентами на главных клиентах (тех которые приносят больше денег) в ущерб клиентам из другого позиционирования. А это позволяет с такими площадками договориться об использовании их живописной территории для корпоративных и концертных мероприятий, правда, с рядом ограничений, которые легко преодолеваются в случае аренды территории целиком (закрытие площадки). Как бы там ни было – это дорогое удовольствие и не всем компаниям-клиентам по карману.

·        Современные стадионы, современные спортивные комплексы с полями, гольф клубы. Не зря я упомянул в одной связке и спортивные комплексы и гольф клубы, ведь их объединяет одна, самая привлекательная вещь для корпоративного отдыха под открытым небом – это прекрасные газоны, на которые ни ногой. Я бы вообще отбросил эти площадки со своего обзора, если бы в практике моего агентства «Театр праздников ОС» не было прецедентов организации корпоративного отдыха на подобных площадках. Сначала договориться с профессиональным футбольным полем было невозможно. Но когда мы нашли технологии и собрали мировые прецеденты использования на подобных площадках, для подобных мероприятий специального накрытия для газонов, тогда-то заржавевшая дверь невозможности заскрипела, а после оговоренных механизмов обеспечения перемещения людей по настилам (по газонам поля) и, разумеется, суммы, дверь невозможности вовсе открылась. Но вы должны знать, что никакой администратор, начальник подразделения стадиона или гольф клуба, решение по поводу такого использования газона положительно принять не сможет, такие решения положительно принимаются на самом высоком уровне, поэтому прежде нужно обеспечить доступ к людям этого уровня, а после пытаться договориться.

Вообще-то чтобы удивлять нашего клиента и гостей, решать не решаемое это первая задача ивенторов. Ведь договориться о том, о чем договориться было ранее не возможно, добавляет ивент агентству большое количество баллов, а главное добавляет агентству очередную легенду, что делает агентство легендарным!

К слову, не могу не рассказать об одной из таких оригинальном и смелом решении, казалось-бы нерешаемой задачи. После одной из больших конференций необходимо было в «час пик» скорейшим образом перевезти гостей от конференц-зала к развлекательной площадке. Проблема заключалась в том, что место конференции и место для отдыха находились с одной стороны не пересекаемой (с разделительным ограждением) автострады. Только место отдыха находилось на пару километров выше течения автострады, а конференц-зал соответственно ниже течения автотранспорта. Как известно, плестись в пятничный вечер из города по бесконечной пробке, в то время, когда в город ослабленное течение транспорта не хотелось, и тогда было принято решение переправить гостей на автобусах по автостраде против течения! Как мы организовали ГАИ, позвольте умолчать, но легенда о том, как гости из разных стран поражались перемещению автобусов, в темное время суток, против течения автотранспорта с полицейским эскортом, жива и до сих пор. Как приятно, что кроме вечеринки нашим гостям на долгие годы запомнилось и рядовое события – перемещение гостей на два километра!

Возвращаясь к теме статьи, в заключение хочу отметить, что также как не бывает плохих идей праздников, а бывает плохая реализация этих идей, точно также можно сказать и о площадках. Не бывает плохих площадок, а бывают не правильно выбранные по целевому назначению или просто недофинансированные площадки! Недофинансированные деньгами собственниками – это плохая трава, плохой пляжный песок, не продуманный ландшафт, а «недофинансированность» умом собственника – это непродуманность позиционирования площадки, а отсюда и трудности или невозможность организации событий. Нельзя также не сказать об важности антуража, который не приглядное место может превратить в жемчужину отдых.

В практике нашего агентства даже было двойное перевоплощение одной казалось бы неприглядной площадки но с потрясающим пейзажем для дневного развлекательного мероприятия в стиле индейского городка и перевоплощение площадки под вечернее потрясающее элитное мероприятие – вечеринки в стиле «пингвин-party» (вечерняя черно-белая одежда с бабочками для мужчин, а дамы в вечерних нарядах). Недофинансированность антуража – это непродуманные масштабы сцены и место ее установки, а также оформление её. Это, возможно, не созданный в нужных местах искусственный ландшафт посредствам подиумов для выравнивания площадок под столики, или продуманная установка подиумов в неожиданных местах, к примеру, над водой. Это недостаточная организация и оформление игровых зон и площадок и конечно кейтеринга с шатрами, столами, фуршетными линиями, барами и т.п., или другими конструкциями, а также другими оформительскими и бутафорскими решениями. Разумеется, правильное, творческое, эстетическое, художественное и рациональное использование антуража зависит от агентства с одной стороны и клиента финансирующего антураж площадки с другой стороны. Только в этой увязки из, казалось бы, непригодной, но с живописным видом площадки можно сделать чудесное место для корпоративного отдыха опен эйр / open air.

 

Генеральный директор – художественный руководитель

ивент агентства «Театр праздников ОС»                                                                                                                                                                                                                                                       Кий Олег.

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить