тел.: (096) 244 88 00, (044) 502 21 72,  e-mail: os@os.ua

 

 

 

 

 .

 

Статьи

 

Пора кейтеринговым компаниям меняться!

 

На своем профессиональном веку ивентора корпоративных и других массовых мероприятий я взаимодействовал со многими кейтеринговыми компаниями, как хорошими, превосходными, восхитительными так и…, конечно, обжигался на посредственных компаниях.

 

Но всегда, наблюдая за их работой и корректируя их действия, у меня возникал один и тот же вопрос:  почему даже у очень классных кейтеринговых компаний, а это касается также, а может, и в большей степени всех ресторанов любого класса, напрочь отсутствует понимание, касательно удобного размещения гостей для просмотра шоу или развлекательной программы во время приема при банкетной рассадке?

 

Я не шучу и ответственно заявляю – это болезнь всех, от и до, кейтеринговых и ресторанных компаний! Можно констатировать факт, что Ватели перевелись, со смертью самого Вателя!

 

При расстановке столов и посадочных мест для гостей, руководители кейтеринговых компаний, не говоря о том, что всегда включают (или как минимум не против включить) места посадки гостей спиной к сценической зоне, они всегда размещают (или как минимум не против разместить) посадочные места за колоннами, вазонами, ширмами, коих в наших банкетных залах предостаточно!

 

Они ставят столы параллельно сцене  - в этом случае ровно половина гостей сидит спиной к сцене! Они ставят добавочные (вспомогательные) столы (возле которых стоят официанты и куда сносится еда для выноса и куда возвращается использованная посуда – такой себе непрерывный трафик) на пути взгляда гостей на шоу (в направлении сцены)! Они позволяют официантам беспрерывно «маячить» перед лицом гостей, не взирая, на увлеченный пересмотр гостями шоу или сосредоточенное прослушивание выступления их руководителя!

 

Чтобы рассмотреть, что происходит на сцене, гостям приходится проявлять недюжие гуттаперчевые способности и ловкость обращения со стулом во время разворотов на 180 градусов с выгибанием тела в поисках не занятых путей для просачивания сквозь различные щелочки «видоискателя» гостей.

 

И все это вместо того, чтобы раз и навсегда отказаться от привычных схем расстановок и размещать столы хотя бы ромбами в шахматном порядке, елочкой или лучами, сходящимися к сцене, избегая мест «спиной к сцене» и заполнения зала столами в «слепых» местах.

 

 

Как иллюстрацию к вышесказанному, позвольте рассказать случай из практики к слову расстановка столов «ёлочкой».

 

В одном из длинных прямоугольных залов, где не было иного варианта, как разместить столы ёлочкой, мы договорились с управляющим ресторана об именно такой расстановке и я доверился кажущемуся авторитету и опыту человека, проработавшего в этом заведенье двадцать лет.

 

Но не так получилось, как думалось.

За несколько часов до мероприятия столы пришлось переставлять. Ведь под чутким управлением профессионала с многолетним стажем верхушка этой злосчастной «ёлочки» оказалась не по направлению к сцене, а по направлению к противоположной стороне!

 

И если вы имеете образное мышление (если не имеете, оставьте желание стать ивентором), то можете представить картинку, что половина гостей мероприятия должна была сидеть в пол-оборота спиной к СЦЕНЕ и лицом к СТЕНЕ…!!!???

 

И так поставил столы человек с двадцатилетним стажем в ресторанном деле, что тогда говорить о новообразованных кейтеринговых компаний и управляющих еже с ними.

 

 

Почему это происходит и почему это неистребимо?

 

Наряду с отдельными или совокупными факторами «совковости», лености, бесконтрольности персонала или, наоборот, нежелания управленцам быть гибкими к переменам требований целевой аудитории, можно еще указать на такие факторы как:

 

Желание заполучить субподряд любой ценой.

Я понимаю, что ресторану или кейтеринговой компании, хочется заполучить заказ и поэтому они готовы размещать любое количество людей в любом ограниченном пространстве, невзирая на дискомфорт гостей. И что удивительно, размещают, где не попадя.

 

Возможно, это от того, что представители кейтеринговых компаний думают, что главным досугом мероприятия является питание гостей. И конечно, то, что придумывают организаторы это так, незначительное дополнение к их работе, к тому же, мешающее выполнять их обязанности, да и лишний, не нужный раздражитель для гостя, наслаждающегося прекрасными блюдами.

 

Конечно, причиной может быть воспитание персонала и управляющих на форме работы стандартных ресторанов по принципу зонирования. Другими словами, формат обычных ресторанов, которые позиционируются не на массовых мероприятиях, таких, как  корпоратив, а на повседневном приеме множества разрозненных посетителей, предполагает создание уютных, спокойных, обособленных от других гостей столиков. А это является полной противоположностью организации пространства для корпоративных и зрелищных мероприятий. В особенности, для корпоративных мероприятий, где ценится создание условий для объединения всех гостей, зрительного и слухового восприятия, в общем информационном пространстве - сценической зоне. И чем комфортней эти условия будут созданы, тем большей обратной связи от гостей и отдачи смогут добиться спикеры и руководство компании-заказчика. И тем большее удовольствие получат гости от шоу-программы, которая стоит немало денег и не желательно эти деньги распылять по ветру (на неудовольствие какой-то части гостей, которые заслуживают к себе большего внимания).

 

Но как бы там ни было, отвечать за негативные впечатления от неудобств гостей будет событийное агентство, как виновник всех просчетов. И я с этим согласен, в том случае, если агентство не сделало всего возможного, чтобы избежать или хотя бы нивелировать такие просчеты!

 

Но справедливо ли за это отвечать агентству, если место выбирают сами клиенты? (А такие ошибки совершают, как правило, неопытные менеджеры низшего звена компании-заказчика, которым поручена организация корпоративного мероприятия). Конечно, нет! Но только агентства все равно отвечают за это своим имиджем и перспективой последующих контрактов с конкретными клиентами.

 

И даже если виноваты неопытные менеджеры компаний-заказчиков, все равно почему-то один из главных виновников остается в стороне. Ведь не меньшая вина в таких просчетах лежит на кейтеринговых или ресторанных компаниях, которые смогли убедить неискушенных представителей компаний-заказчиков в том, что то или иное место является подходящим под запрашиваемое количество гостей.

 

 

Что же делать организатору?

 

Если  той или иной компанией-клиентом уже принято решение о месте проведения и оно не соответствует требованиям качества, попробуйте убедить клиента отказаться от этой локации и предложите альтернативу -  другое, более подходящее место. Ведь важно не раскритиковать, пусть убедительно и правильно место, а значит и действия представителей компании (людей от которых зависит ваше участие в этом и возможно в будущем проекте), а деликатно повернуть переговоры в пользу другой локации, не подставляя людей, виновных в этих ошибках. Впоследствии, если вы все сделаете правильно, они будут вам благодарны вашим отношением и поступком, который вы для них сделали. 

 

Ежели даны предоплаты за аренду ошибочной площадки проведения корпоративного мероприятия, дело совсем усложняется. Практика показывает, что все равно агентство будет в ответе за ошибку, содеянную не квалифицированностью менеджеров и излишней напористостью кейтеринговой или ресторанной компании. Агентство будет отвечать за это своим имиджем и перспективой последующих контрактов с конкретными клиентами. И все потому, что мероприятие ценится по общим отзывам гостей и конечному впечатлению руководства, которое не станет не при каких обстоятельствах выяснять кто прав, кто виноват.

 

Что же делать?

Правильней всего отказаться под любым благовидным предлогом от этого мероприятия. Я понимаю, что нет такого агентства, которое откажется от заработка сейчас ради призрачных отношений с этим клиентом в будущем. Но помните, что очень много шансов (если вы с клиентом работаете впервые), что после неудачного мероприятия вы больше никогда с этим клиентом работать не будете! И даже вас не допустят к участию в тендерах! Пусть это будет аксиомой! Я это утверждаю из нескольких случаев за более чем двадцатилетнюю работу в шоу-бизнесе и пятнадцатилетнюю работу, как ивентора. Так моё агентство потеряло одну из табачных компаний – как вы понимаете лакомый кусок.

 

Конечно, отказываться от участия в предлагаемом проекте тоже нужно с большой осторожностью, бонусами и деликатностью, потому как из списка горького опыта моего агентства, помнится, как мы навсегда потеряли компанию известного бренда по причине отказа учувствовать в тендере. Конечно, отказ был из-за большой занятости, к тому же у нас с ними уже были выстроены добрые отношения (для них мы ранее удачно организовывали одно мероприятие), но этого оказалось недостаточно – обида превозмогла всё.

 

Но если отказаться невмоготу, тогда хочешь, не хочешь, но хорошему ивентору для сохранения перспективных отношений с клиентом необходимо «разрулить» создавшуюся проблему, чтобы от нее получилось для мероприятия меньшее зло. Разумеется, необходимо деликатно (сделав, крайним настоящего виновника см. выше) указать клиенту на допущенные ошибки, но уверить, что все будет сделано максимально хорошо, исходя из условий «задачи» (выбранного и предоплаченного места).

 

Изначально для таких мест, а теперь, как правило, мне приходится почти в 100% случаях находиться на расстановке столов, во избежание ненужного дискомфорта гостей. Приходится лично садиться на проблемные стульчики и изобретать расстановку столов и посадочных мест. Расстановка столов может осуществляться по наитию – сходу продвигаясь от танцпола (сценического пространства) к дальним точкам зала. На мой взгляд, это лучше и большущий опыт в этом помощник, правда, разблюдовка ресторана (информация о количестве блюд на столе) не позволит менять количество гостей за каждым столом, поэтому количество столов и количество гостей за каждым столом необходимо согласовывать с рестораном заранее (как правило, не позже, чем за неделю). Но есть рестораны и кейтеринговые компании, которые разблюдовку могут откорректировать чуть ли ни в день мероприятия, исходя от расстановки столов – на мой взгляд, это высший пилотаж, а главное никто не перекладывает свою работу на других, а просто делает ее. 

 

Другая практика – можно корректировать уже размеченную расстановку столов на бумаге – точность такой обрисовки зала требует дополнительных немалых усилий и работы специалиста непосредственно в зале. Эта практика хуже, так как нарисовать в масштабе или не в масштабе можно что угодно, а фактическая расстановка, как правило, показывает совсем другое. Но эта практика неизбежна, если планируется  посадка гостей за столами по именам или по спискам. В этом случае, приходится менять расстановку столов, а количество столов, количество гостей за столами и номера столов сохранять.

 

В любом случае, работа квалифицированного сотрудника агентства по расстановке столов необходима для того, чтобы проверить с каждого «подозрительного» посадочного места необходимую комфортность лицезрения сценического пространства.

 

Почему это так важно?

Организаторы корпоративных мероприятий и ивенторы должны всегда помнить, что не продуманная расстановка столов и не продуманная посадка за ними гостей разрушает корпоративную коммуникацию всего мероприятия, разрушается связь единого информационного пространства (сцены) с гостями. Безответственность в этом вопросе приводит к тому, что неформальные лидеры, сидящие среди гостей за столбами или в неудобных для обзора сцены местах, группируют вокруг себя шумные компании, которые не только мешают другим гостям смотреть шоу-программу и участвовать в ней, но и вынуждают руководителей компаний делать замечания со сцены шумным компаниям во время собственного и важного для деятельности компании спича.

 

Выводы.

 

Остается мне еще раз дать совет организаторам от компаний-заказчиков или самим ивенторам: не дожидаться пока изменятся кейтеринговые компании, а в вопросе расстановки столов брать на себя инициативу и если нужно, проявлять характер в отстаивании комфорта гостей перед, зачастую, упертыми и амбициозными управляющими кейтеринговых компаний или ресторанов для большинства которых на сегодняшний день корпоративная коммуникация на корпоративном мероприятии является пустым звуком, а главным и важным событием корпоратива остается питание гостей.

 

А если говорить о подборе места проведения корпоративного мероприятия с учетом возможной организации различных небольших зон развлечений (фото-стены, несколько игровых столов и т.п.), танцевальной зоны, она же площадка для игр. В этом случае необходимо руководствоваться неизменным правилом – заявленное количество посадочных мест администратором зала (выставочного, конференц-зала, экспозиционного, галереи и т.п.) или администратором зала ресторана нужно уменьшить на 30%. Таким образом, пусть с малым процентом перестраховки, вы получите фактическое количество вместимости предлагаемого для корпоративного мероприятия зала.

 

Кий Олег.

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить